lundi 12 octobre 2009

Réorganisation des fichiers informatiques - 2 : Au frigo !

Grâce à un article sur la Méthode GTD expliquée avec une métaphore culinaire, j'ai décidé de créer un dossier "Frigo" dans mon arborescence de fichiers pour y stocker tout ce qui entre dans la catégorie GTD "someday/maybe" : de la documentation sur un futur projet, quelques notes etc. J'utilise également le Journal personnel de Lotus Notes pour y placer des notes fugitives (brefs comptes-rendus, idées jaillissantes...). Quelle est la différence entre les deux ? Je pense qu'il s'agira de la densité et de la structuration de l'information, le Journal servant de bloc-notes, et les fichiers pour les plans, les essais etc.
Il faudra mettre en place une revue régulière du Frigo (tous les mois ?) pour éviter que tout cela ne se perde !

Autre question que j'avais commencé à formuler, et qui trouve une réponse dans cet article : que faire des dossiers correspondant aux projets terminés ? J'hésite entre les archiver dans le domaine qui les concerne et les rassembler dans un dossier "projets terminés" pour "m'y retourner avec satisfaction". Peut-être un mélange des deux, grâce à un usage plus fréquent du raccourci.

Réorganisation des fichiers informatiques - 1

Je me suis perdue dans mon arborescence de dossiers professionnels : trop de sous-niveaux, parfois occupés par un ou deux fichiers seulement, et trop de lieux de stockage - soit : 2 disques durs, un espace personnel sur serveur, un espace semi-public sur serveur, une clé usb -- voire des notes sur Google Documents.
J'ai commencé par relire attentivement les informations délivrées par le service Informatique pour la gestion des supports de stockage personnels. Selon le guide, un seul espace est sauvegardé régulièrement : l'espace personnel sur serveur (100 Mo) ; un disque dur est consacré aux applications et le deuxième doit être utilisé pour stocker ses fichiers (30 Go).

La première étape a donc consisté à repasser toutes les applications sur le même disque. Puis j'ai copié tous mes dossiers sur le disque adéquat. Il en est résulté une légère pagaille (certains dossiers portant presque les mêmes noms) qui demeure cependant maîtrisable. Je m'astreins pendant l'opération à n'enregistrer ou ne mettre à jour de fichiers que sur ce disque, les autres copies devenant ainsi obsolètes.

L'étape suivante a consisté à formuler la manière dont je voulais qu'apparaisse l'arborescence :

  • moins de niveaux où je passe mon temps à cliquer sur des sous-dossiers ;

  • des contenus explicites pour ne pas chercher où j'ai bien pu mettre un document ;

  • une séparation nette entre des documents actifs, c'est-à-dire des fichiers que je crée dans des dossiers et que je modifie et mets à jour régulièrement, et les documents "de référence" ou d'archives correspondant à des phases terminées, de la documentation, des archives.



Ensuite seulement, j'ai recherché des solutions en faisant des schémas sur le papier et en me documentant.

lundi 14 septembre 2009

Ranger ses placards

Il y a depuis l'emménagement encore pas mal de choses qui traînent. Il y a aussi des choses qu'on cherche dans les placards. Enfin, un placard à balais bien encombré.

Le temps est venu d'organiser tout cela.

Matériel requis :

  • un sac poubelle
  • un aspirateur, un chiffon
  • quelques boîtes de récupération (boîtes à chaussures conseillées)
  • des étiquettes
  • des feutres
Temps passé : 1h 30

Étapes :

  1. Vider entièrement les placards ou étagères qu'on veut ranger
  2. Nettoyer les tablettes et le sol
  3. Mettre dans le sac poubelle tout ce qui est cassé, inutilisé, en mauvais état...
  4. Mettre à part tout ce qui doit être stocké ailleurs (par ex. à la cave)
  5. Organiser devant soi le contenu du placard, tablette par tablette
  6. Utiliser des boîtes ou d'autres contenants de récupération, qu'on va étiqueter, pour stocker les objets et produits à l'abri des dégradations
  7. Ranger le tout

Des idées en images :
Stocker les sacs plastique et les chiffons dans de grands sacs pendus au mur avec un crochet X

Réutiliser des boîtes à chaussures comme boîtes à outils, pour le cirage, le matériel de vélo etc.













Un conseil pour l'avenir : éviter au maximum de poser des objets directement à terre afin de faciliter le passage de l'aspirateur.

samedi 22 août 2009

Pour des vacances sereines

Quelques astuces toutes simples que nous avons mises en pratique
  • Rassembler les documents nécessaires au voyage dans une chemise plastifiée, conservée avec nous (billets électroniques, confirmations de réservation, plan de l'hôtel) ;
  • Repérer à l'avance, à l'aide de marque-pages autocollants, les pages nécessaires des guides touristiques : sites, plans, adresses de restaurants, etc. ;
  • Ranger les clés de la maison à l'abri (dans la valise, à l'hôtel) pour ne pas risquer de les perdre dans nos excursions ;
  • Nous aurions pu également prendre la précaution de conserver avec nous l'indispensable en cas de perte de bagages (rechange et brosse à dents), mais par chance tout s'est très bien passé de ce point de vue.
Nous avons fait de notre mieux pour avoir une bonne hygiène de vie. Côtoyer des Scandinaves est très stimulant de ce point de vue, car ils ont une réputation qui n'est pas usurpée. Ainsi, à la piscine, il est obligatoire de se laver intégralement sous la douche.

Lever vers 8h 30, coucher vers 22h 30, repas équilibrés (notamment aux chapitres du sucre et de l'alcool...), toutes les balades ont été faites à pied, et nous avons profité de la piscine de l'hôtel comme il se doit. Le sauna nous a convaincus de ses bienfaits après une journée passée à arpenter le bitume.

vendredi 24 juillet 2009

Gestion de l'Agenda

Dans le système GTD, l'agenda est réservé à noter les actions qui ne peuvent se dérouler qu'à un moment précis de la journée (une réunion, un appel téléphonique, etc.). La plupart des conseils en organisation proposent en outre la fusion des agendas personnel et professionnel ; il faut dire qu'ils s'adressent en priorité - du moins c'est mon impression - à ceux qui travaillent seuls, comme les commerciaux ou ceux qui travaillent depuis leur domicile. Après avoir longtemps résisté à cette pratique, au motif que quand je ne suis plus au bureau, je ne veux plus y repenser, je la mets en oeuvre depuis peu.

J'ai toujours 2 agendas cependant :
  • un "organiseur" papier, sur lequel sont notés les rendez-vous, et qui demeure dans mon sac à main ; c'est l'agenda-GTD type.
  • l'agenda de Lot*s n*tes, sur lequel je reporte les rendez-vous de la semaine, mais qui me sert également à organiser celle-ci en plages de travail lors de la revue hebdomadaire, et qui est modifiée chaque jour au gré du temps effectif passé à chaque tâche ou ensemble de tâches (j'ai des plages marquées "autofocus" par exemple).
Travaillant le plus souvent sur projet désormais, avec des tâches relativement longues à effectuer (nettement moins de gestion, pour résumer), je souhaite ainsi garder la trace du temps qui y est consacré, et organiser à l'avance des plages... pour éviter que mon attention ne se disperse trop. Ainsi certains créneaux horaires demeurent blancs pour me laisser le temps de me mettre en route, ou pour la baisse de forme de fin de matinée qui me sert à faire maintenant ma revue d'agrégateur. La rubrique "planification de votre travail" sur le site de l'agence Jara est très intéressante de ce point de vue (en milieu de page).

samedi 30 mai 2009

Bilan Autofocus / GTD

Depuis plusieurs semaines j'utilise de manière combinée les 2 méthodes au travail : Autofocus pour la prise de notes au fil de l'eau, et une inspiration de GTD sous Lotus Notes pour la structuration de mon emploi du temps, de mes échéances et donc de mon activité. Je vais pouvoir d'ailleurs améliorer mon utilisation grâce aux conseils de David Allen et à un modèle téléchargeable (installation et bilan dans des articles à suivre).
Le résultat est plutôt probant. J'avoue avoir un peu de mal à m'astreindre aux revues quotidienne et hebdomadaire, car tout n'est pas bien structuré de mon côté. Mais je commence à ressentir le besoin de la revue hebdomadaire au moins. Maintenant que je suis devenue un "chef de projets" quasi-permanent, je conçois mieux cet exercice qui me paraissait difficile lorsque mon travail se concentrait sur de la gestion courante.

Je pense utiliser dans mon prochain cahier la même méthode que sur mon "carnet de bord" personnel : réserver la page de gauche aux tâches et celle de droite à des notes (en réunion, personnelles, listes complémentaires de tâches etc.).
Le cahier serait dans l'idéal :
  • le compagnon de chaque instant (ce qu'il est déjà) pour les tâches faisables dans la journée (inscription / accomplissement / marque de fin) ;
  • le "brouillon" d'un système informatique de type GTD interfacé avec Agenda et Courriel, à reporter chaque soir ou chaque semaine au moins ;
  • le "brouillard" de réunions et de réflexions rapides (pour les remue-méninges je préfère utiliser des feuilles volantes).

lundi 25 mai 2009

L'art délicat du repassage


Il est commun de râler contre le repassage, voire de ne pas repasser du tout.J'ai eu l'habitude d'entendre ma mère ronchonner contre, même je l'ai toujours vue en déléguer la majeure partie à une "repasseuse". Elle m'a légué son aversion pour les vêtements froissés (sauf ceux dont le tissu le réclame), et son dégoût du repassage : difficile d'harmoniser les deux !
Depuis peu, j'ai cessé de prendre cette tâche comme la corvée la plus pénible et inutile qui soit, et ce pour plusieurs raisons :
  • le plaisir du linge fraîchement repassé et rangé dans les tiroirs. C'est la finalité de la tâche, et la motivation principale : elle compte !
  • l'habitude prise de regarder un film ou d'écouter une émission de radio pendant son accomplissement. Un petit plaisir calme et personnel (en effet, comment sinon regarder une guimauve ?)
  • enfin, la conscience que cette activité ne représente au plus qu'une heure tous les quinze jours. Je pense que je perds autrement mon temps !
Pratiqué avec conscience, le repassage peut être un moment de méditation. Comme la cuisine et la plupart des tâches ménagères, il est propice à l'attention aux détails et à la recherche de la perfection. C'est vraiment un moment où l'on peut "prier avec ses mains".

Le repassage est souvent méprisé aussi parce qu'il s'agit d'un art difficile. Heureusement, on peut compter sur des professionnels pour enseigner les bons gestes :
ironing : tips and guidelines (en)
l'art du repassage (ca)
ironing (en, sur l'excellent site about.com), assorti notamment d'une leçon en vidéo sur le repassage des chemises et pantalons.

lundi 11 mai 2009

Système hautement perfectible


On a beau avoir tout bien listé, parfois la réalité revient en pleine face devant le guichetier de la gare : le billet que l'on est venu échanger... est resté sur le bureau.

Certains créent des "rampes de lancement" ou un "centre de commande" pour chaque habitant de la maison. C'est surtout valable quand on a des enfants qui doivent penser à leur cartable, violon, déjeuner, contrôle signé... Mais tout autant pour les adultes, manifestement ;)

Dans le modèle GTD, dont la pièce maîtresse est la boîte de réception (matérialisée chez moi par... le dessus de mon bureau), la boîte de sortie est tout aussi utile.

samedi 9 mai 2009

Un par jour

Il y a de ces tâches dont on se dit qu'on ne verra jamais le bout. Décorer la maison, vider le grenier, apprendre une langue étrangère, créer un jardin magnifique...
Ces projets, véritables nids à procrastination (l'art de remettre au lendemain), souffrent d'un défaut majeur : être des projets.
Un projet est une tâche qui nécessite plusieurs actions pour être accomplie. On atteint le bon stade de l'accomplissement d'une action quand elle ne peut plus être réduite en actions plus petites : elle devient, selon le vilain franglais des adeptes de David Allen, actionnable.
Quand on s'embarque dans un projet tel que "ranger la maison" ou "réaménager la cuisine", on a tendance à le repousser aux calendes grecques parce qu'il faudra plusieurs heures, voire jours, pour l'accomplir.
En se tenant à l'idée d'accomplir une tâche par jour (ou par semaine) en vue de la réalisation de ce projet, tout avance et pour le mieux !

Un exemple : aménager la chambre d'amis
jour 1 - sortir de la chambre les éléments qui ne doivent pas y rester, et les placer dans le débarras en attente de traitement
jour 2 (pas nécessairement le lendemain ; la prochaine fois qu'on a du temps à consacrer au projet) - prendre les mesures de la chambre et des meubles
jour 3 - dessiner un plan de la chambre
jour 4 - rechercher la couleur de peinture qu'on aimerait pour le mur
jour 5 - rechercher le magasin qui vend une peinture de cette couleur
etc.

Balayage de l'esprit


De temps en temps, ça fait du bien de se poser pour tout poser.
Qualifié de mindsweep en pure-GTD, l'exercice consistant à faire une liste de tout ce qui nous passe par la tête est également au programme de Flylady - bien qu'il soit dans ce cas limité aux soins de la maison.
Le "balayage de l'esprit" - je préfère ce terme à celui de remue-méninges, traduction pour moi de brainstorming - évoque bien l'idée de lessiver avec soin pour se débarrasser des scories, jeter les vieux papiers et ranger ce qui traîne.
Cela consiste à s'asseoir 15 minutes (ou faire le tour de la maison bloc-notes à la main) et noter à la file tout ce qu'on observe et qui vient.
Puis vient le temps de l'organisation de la liste, en projets, contextes, et catégories.