lundi 12 octobre 2009

Réorganisation des fichiers informatiques - 2 : Au frigo !

Grâce à un article sur la Méthode GTD expliquée avec une métaphore culinaire, j'ai décidé de créer un dossier "Frigo" dans mon arborescence de fichiers pour y stocker tout ce qui entre dans la catégorie GTD "someday/maybe" : de la documentation sur un futur projet, quelques notes etc. J'utilise également le Journal personnel de Lotus Notes pour y placer des notes fugitives (brefs comptes-rendus, idées jaillissantes...). Quelle est la différence entre les deux ? Je pense qu'il s'agira de la densité et de la structuration de l'information, le Journal servant de bloc-notes, et les fichiers pour les plans, les essais etc.
Il faudra mettre en place une revue régulière du Frigo (tous les mois ?) pour éviter que tout cela ne se perde !

Autre question que j'avais commencé à formuler, et qui trouve une réponse dans cet article : que faire des dossiers correspondant aux projets terminés ? J'hésite entre les archiver dans le domaine qui les concerne et les rassembler dans un dossier "projets terminés" pour "m'y retourner avec satisfaction". Peut-être un mélange des deux, grâce à un usage plus fréquent du raccourci.

Réorganisation des fichiers informatiques - 1

Je me suis perdue dans mon arborescence de dossiers professionnels : trop de sous-niveaux, parfois occupés par un ou deux fichiers seulement, et trop de lieux de stockage - soit : 2 disques durs, un espace personnel sur serveur, un espace semi-public sur serveur, une clé usb -- voire des notes sur Google Documents.
J'ai commencé par relire attentivement les informations délivrées par le service Informatique pour la gestion des supports de stockage personnels. Selon le guide, un seul espace est sauvegardé régulièrement : l'espace personnel sur serveur (100 Mo) ; un disque dur est consacré aux applications et le deuxième doit être utilisé pour stocker ses fichiers (30 Go).

La première étape a donc consisté à repasser toutes les applications sur le même disque. Puis j'ai copié tous mes dossiers sur le disque adéquat. Il en est résulté une légère pagaille (certains dossiers portant presque les mêmes noms) qui demeure cependant maîtrisable. Je m'astreins pendant l'opération à n'enregistrer ou ne mettre à jour de fichiers que sur ce disque, les autres copies devenant ainsi obsolètes.

L'étape suivante a consisté à formuler la manière dont je voulais qu'apparaisse l'arborescence :

  • moins de niveaux où je passe mon temps à cliquer sur des sous-dossiers ;

  • des contenus explicites pour ne pas chercher où j'ai bien pu mettre un document ;

  • une séparation nette entre des documents actifs, c'est-à-dire des fichiers que je crée dans des dossiers et que je modifie et mets à jour régulièrement, et les documents "de référence" ou d'archives correspondant à des phases terminées, de la documentation, des archives.



Ensuite seulement, j'ai recherché des solutions en faisant des schémas sur le papier et en me documentant.