dimanche 15 août 2010

Se composer un emploi du temps

Pourquoi se composer un emploi du temps ?

Lutter contre le sentiment de perdre son temps

Que l'on exerce son activité à la maison ou à l'extérieur, on a trop souvent l'impression de courir après le temps, et surtout de se dépenser sans compter pour les autres sans jamais garder un moment à soi.


Dans son Manuel de survie d'une mère de famille, l'Américaine Holly Pierlot propose de mettre en place une règle de vie dont le simple énoncé est à même d'ébranler nos habitudes. Voici l'ordre dans lequel elle place les priorités de la vie de femme :
  1. le temps pour Dieu (la prière)

  2. le temps pour soi

  3. le temps pour le conjoint

  4. celui pour les enfants

  5. celui pour la maison
Spontanément, on fait tout le contraire. Mais remettre Dieu au centre des préoccupations permet de ne pas perdre de vue les priorités et objectifs de vie, quand ceux du quotidien sont après tout si secondaires.

Avoir une bonne hygiène de vie

Pour rester en bonne santé, l'hygiène de vie est primordiale : avoir des habitudes régulières, respecter ses rythmes de veille, d'activité et de sommeil, faire de l'exercice et manger sainement sont le plus souvent des "bonnes résolutions" qui dépassent rarement le cap de la première semaine de janvier.


Grâce à un emploi du temps bien étudié (le sur-mesure est indispensable, c'est pourquoi je ne donnerai pas mon propre emploi du temps !), on peut disposer d'un outil pour mettre en pratique ces résolutions.

Comment composer l'emploi du temps

Munie de ce chemin, ou tout autre de son choix (remplacer le temps pour Dieu par un temps de méditation/réflexion/développement personnel), on peut réfléchir à l'organisation des journées. Il ne s'agit pas de consacrer "le plus de temps" à la prière et "le moins de temps" aux soins des enfants et du ménage, mais de disposer judicieusement ces moments de manière à n'en oublier aucun, mais aussi à soutenir et éclairer chacun. Selon les saisons ou les périodes de la vie, l'emploi du temps évoluera forcément.



  1. A l'aide d'un simple tableau de type emploi du temps scolaire, découper dans chaque journée de la semaine (hors samedi et dimanche qui sont consacrés à la famille et aux loisirs) les tranches incompressibles : soit le temps passé au travail (si l'on exerce une activité professionnelle salariée), les tétées/biberons, les conduites d'école et l'heure du retour du conjoint. Tout le reste est modulable, y compris en théorie l'heure de lever et les heures de repas.
  2. En bannissant alors tous les "il faut" et "je dois", étudier son rythme intérieur : est-on plutôt du matin ou du soir ? a-t-on besoin d'une sieste (20 min. suffisent) pour se remettre en selle l'après-midi ? A quel moment est-on le plus motivé, le plus concentré, le moins ? C'est ainsi que l'on pourra organiser l'ensemble de sa journée : heures du lever et du coucher, des activités qui demandent le plus/le moins de concentration (p. ex. prévoir la séance de repassage à une heure "creuse"...).
  3. Placer un temps spirituel chaque jour. Il peut être inclus dans la "routine" (cf. point suivant), à part, ou les deux.
  4. Prévoir des temps dédiés à des loisirs ou activités personnelles comme les activités manuelles, la lecture, le téléphone ou l'internet... (ceux-ci pouvant être inclus dans les routines si l'on préfère), mais aussi à des projets personnels (préparer un déménagement, les fêtes de Noël, etc.).
  5. A l'aide de la méthode Flylady ou d'une autre méthode d'organisation, les tâches ménagères et les routines ont déjà été prévues (sinon, c'est le bon moment pour y songer) : les répartir dans la journée et dans la semaine.
Rappel Flylady

Tâches ménagères = 1h de ménage hebdomadaire + 15 min. / jour dans la "zone" hebdo. de la maison (ou 1h 15 hebdomadaire)
Routines = Matin - Midi/Goûter - Soir

Démarrer avec l'emploi du temps

Il ne faut pas être trop exigeant avec soi-même dès le départ : si l'on n'a pas l'habitude d'une vie "réglée", passer d'un jour à l'autre à ce qui peut apparaître comme un carcan peut faire échouer irrémédiablement l'entreprise. Il vaut mieux donc commencer par une phase de test, ne serait-ce que pour vérifier que la répartition des temps actifs et moins actifs dans la journée et la semaine est viable, et pour prendre doucement l'habitude d'une nouvelle heure de lever ou de coucher (s'il y a lieu), d'un jour fixe pour le ménage et/ou les courses etc.

Ne pas hésiter non plus à "ne rien faire" les premiers jours ou les deux premières semaines que planifier : p. ex. si l'on n' a pas encore de liste de routine, consacrer le temps intitulé "routine du matin" à observer ce qu'on fait, réfléchir à ce qu'on devrait faire, à l'écrire, puis à le mettre en pratique tout doucement (à pas de bébé, dit Flylady) pour ne pas se brûler les ailes dans son enthousiasme.
Utiliser un minuteur pour déterminer la durée d'une activité.


Alors non, ce ne sera pas parfait dès le début. Il vaut mieux avancer doucement mais solidement, une habitude ou une activité après l'autre, les yeux fixés sur son objectif, que vouloir à tout prix mener la révolution du jour au lendemain !

dimanche 18 juillet 2010

Le classeur de maison

Viatique indispensable pour tous les membres de la famille, le classeur de maison contient les éléments utiles à tous pour assurer en tout temps la bonne marche de la maison.


Le nôtre contient 6 sections :



Répertoire / Informations utiles


- Que faire en cas d'urgence : numéros de téléphone utiles, localisation de la maison etc.

- Répertoire organisé par thèmes : administrations, banque, assurances, domaine médical, loisirs etc. avec à chaque fois les coordonnées et le numéro de contrat ou d'abonné - dans l'idée d'empoigner le classeur avec les éléments nécessaires en cas de besoin

- Informations utiles (une pochette) : ordonnances de traitements chroniques, horaires de bus, de bibliothèque etc.

Tâches ménagères


(section en travaux :))

- routines

- planning de zones

- planning hebdomadaire ("blessing hour")

- planning annuel

Menus  / listes de courses


- exemples de menus

- listes de fruits & légumes

- liste de courses organisée selon les magasins/rayons

Nos particularités :

- les menus de vente en livraison sont dans un tiroir près du téléphone

- les recettes de cuisine recopiées, découpées etc. sont dans un dossier à vue, dans la bibliothèque avec les livres de cuisine

Autres listes


Listes de cadeaux, mensurations de la famille, dimensions des pièces, gestionnaire de linge de maison etc.

Projets pour la maison


On peut rassembler dans cette section (une pochette par projet) tout ce que l'on compte engager comme travaux, améliorations dans la décoration etc.

Garanties / modes d'emploi


Il est inutile de conserver factures et garantie au-delà de la durée de celles-ci, en revanche les modes d'emploi sont toujours utiles ainsi que certaines notices de montage pour les meubles susceptibles de voyage démontés lors d'un déménagement.

Comme il s'agit d'un "classeur de maison", celui-ci ne contient pas d'éléments personnels :

- il y a un classeur consacré à tout ce qui touche au bébé, des échographies au mobilier de la chambre ;

- tout ce qui relève du développement personnel et de la spiritualité sera à part.

jeudi 15 juillet 2010

Réaménagement du bureau (2)



[caption id="attachment_190" align="alignleft" width="269" caption="Trier ses stylos, crayons et feutres au moment de la réorganisation pour en éliminer ceux qui ne fonctionnent pas peut s'avérer utile pour gagner de la place !"]pot de stylo-feutres[/caption]

Deuxième étape dans la réorganisation de notre espace de travail : le rangement de la papeterie et des papiers de la maison.



La papeterie



  • Sur le bureau : un pot à crayons et une petite boîte avec l'indispensable matériel (colle, scotch, taille-crayon, calculatrice, cartouches d'encre etc.)

  • Un tiroir de matériel : gommes, crayons de couleur, étiquettes, agrafeuse...

  • Un tiroir "loisirs créatifs" : papiers spéciaux, vernis-colle, pinceaux, plumes...

  • Un tiroir "courrier" : enveloppes, papier à lettres, et à l'avant du tiroir le trieur du courrier en arrivée.

  • Un tiroir "divers" : bloc-notes, pochettes cristal, carnets. Dans l'idéal, il aurait fallu ranger ici les chemises cartonnées et la réserve de papier à écrire. Compte tenu de notre abondant stock en la matière, elles ont été installées sur une étagère de bibliothèque.


Les papiers de la maison


Avant toute chose, il est indispensable de garder en mémoire les durées de conservation des papiers, car rien n'est plus simple que d'entasser des choses inutiles.


On peut utiliser des classeurs, des boîtes d'archives, des chemises cartonnées. L'important est de bien organiser les différents thèmes. Voici les nôtres :




  • Logement : bail, contrats et factures d'énergie, de téléphone, d'assurance

  • Santé : remboursements de sécurité sociale et de mutuelle

  • Impôts : avec une sous-chemise par type d'impôt

  • Banque : une sous-chemise par compte bancaire

  • Carrière (un dossier pour chacun) : bulletins de salaire etc.


Pour nombre de relevés et factures aujourd'hui, la souscription aux services en ligne simplifie grandement le classement matériel. Il suffit de télécharger régulièrement les documents dans des répertoires équivalents de l'ordinateur.


En utilisant un onglet "à classer" dans le trieur de courrier évoqué ci-dessus, on peut stocker pendant un mois l'ensemble des relevés qu'on reçoit encore sans s'obliger à ouvrir tous les dossiers ou s'armer de sa perforeuse au moindre papier, sans que cela ne traîne.



Le classeur de maison


Enfin, le classeur de maison est un élément indispensable de la bonne organisation. Le mien est en réfection complète et fera donc l'objet d'un article lorsqu'il sera remis en ordre.

lundi 12 juillet 2010

Réaménagement du bureau (1)

Rationaliser sans renoncer à rien, c'est le maître-mot de cette "campagne".

Nous avons cherché à nous débarrasser du superflu, malheureusement avec l'ajout d'une bibliothèque et d'une banquette-lit, cela ne se voit guère. Mais sans ce désencombrement minutieux, mettre de nouveaux meubles dans la pièce n'aurait pas été possible.


Le bureau doit pouvoir accueillir :




  • de quoi travailler à la maison pour un enseignant (bibliothèque professionnelle incluse);

  • de même pour une non-enseignante qui a besoin d'une bibliothèque professionnelle, d'un peu de préparations de cours, et tout ce qui concerne la gestion de la maison et de la famille ;

  • une banquette-lit pour accueillir un ami, se reposer, regarder un film.


Avant




[caption id="attachment_187" align="aligncenter" width="300" caption="Le jour de l'emménagement - quelques cartons mais tout est en place"]bureau (pièce) le jour de l'emménagement[/caption]


Pendant





[caption id="attachment_184" align="aligncenter" width="300" caption="état transitoire et indescriptible"]bureaux encombrés d'ordinateurs et de papiers[/caption]



Après





[caption id="attachment_185" align="aligncenter" width="225" caption="une bibliothèque et une banquette supplémentaires ont trouvé place"]banquette fuchsia et deux bibliothèques[/caption]

samedi 15 mai 2010

un cahier et une tomate pour viatiques

J'ai actuellement des journées de travail très bousculées ; entre ponts et missions, je pense passer seulement la moitié de mon temps dans mon bureau. Difficile dans ce cas de ne pas se laisser envahir par l'urgence, en perdant de vue les objectifs importants. C'est pourquoi  d'une part je m'accroche aux fondamentaux de mon organisation, et d'autre part j'ai testé une nouvelle technique, pas révolutionnaire mais efficace.



Retour aux fondamentaux


[caption id="attachment_176" align="alignright" width="300" caption="Aucun besoin d'être technophile pour être organisé : un cahier et un crayon suffisent"]Cahier à spirales et crayon[/caption]

  1. La Revue hebdomadaire, positionnée de préférence le vendredi, en fin de matinée ou en début d'après-midi ,afin de ne pas l'oublier dans la frénésie de la fin de journée. Après en avoir "sauté" quelques-unes ces dernières semaines, sa reprise systématique m'a fait l'effet d'une vraie bouffée d'air.

  2. L'inscription systématique des rendez-vous dans l'Agenda, papier en priorité. J'ai un peu de mal à suivre sur l'agenda électronique la gestion des périodes consacrées au travail personnel et celles dévolues aux rendez-vous et réunions comme je le souhaitais. Je parviens à résoudre le problème dans les semaines très chargées en dessinant ou imprimant une page hebdomadaire et en la découpant en "emploi du temps" comme à l'école.

  3. En ce moment, le cahier-Autofocus me sert surtout de bloc-notes lors de la revue du courrier ou pour stocker une idée ou une tâche à faire qui me vient hors contexte.

  4. Je continue à faire des listes de tâches à faire projet par projet. La liste se trouve en permanence en première position dans la chemise consacrée au projet, de sorte que je sais toujours où j'en suis. Pour certains projets auxquels j'ai travaillé en longues séances mais par intermittences (notamment des recherches), j'ai noté à l'issue de chaque séance ce que j'avais fait et ce qui restait à faire, comme une sorte de petit journal de bord.


Un nouvel outil pour maintenir la motivation


 




[caption id="attachment_175" align="alignleft" width="300" caption="Le minteur, l'outil privilégié de gestion du temps, au travail comme à la maison."]minuteur en forme de citron[/caption]

Je suis tombée par hasard sur la technique Pomodoro (tm), d'origine italienne, qui est tellement simpliste qu'on se demande comment on peut faire son métier de l'enseigner, et j'ai tenté de m'en inspirer pour garder ma concentration durant les longues périodes de travail consacrées au même dossier (ex. rédiger un rapport).

Comment ça marche


Cette technique consiste en un découpage de l'activité en tranches de 25 mn. à l'aide d'un minuteur, suivies de tranches de 5 mn. consacrées à "faire n'importe quoi" (une explication en français). Sans minuteur, je me rends compte que ma concentration baisse effectivement dangereusement au bout de 30-40 mn., au bout desquelles insensiblement je vais regarder mon courrier etc.



Comment je l'utilise


Au début de la tâche, je ferme toutes les applications et les fichiers ouverts sauf ceux qui me sont nécessaires (même le courrielleur, même le navigateur internet). C'est un peu difficile quand j'ai besoin d'utiliser des ressources internet car la tentation est grande, d'un petit raccourci clavier, d'aller voir ce qui se dit sur Facebook ou par courriel... Je résous le problème en demeurant exclusivement sur l'onglet nécessaire. Et c'est parti.


Au bout de 25-30 mn. (je n'ai pas de minuteur donc ce n'est pas régulier), j'arrête ce que je fais et je m'accorde très précisément 5 mn. de détente pendant lesquelles je vais voir ce fichu courrier, je bois un verre d'eau, je vais aux toilettes... Quand les 5 mn. sont écoulées, c'est reparti.


Pour le moment, je ne me fixe pas de terminer une tâche dans le temps imparti, parce que comme je l'ai écrit, j'utilise cette technique pendant des séances de plusieurs heures (une demi-journée ou une demi-journée) avec comme objectif de terminer le dossier, le document, etc. au bout de la séance.



Pour aller plus loin...


Pomodoro (tm) tend à réhabiliter le fonctionnement monotâche alors qu'on valorise actuellement à l'excès le fonctionnement multi-tâches. Or il n'est pas du tout prouvé que celui-ci soit meilleur pour la concentration et l'efficacité personnelle et collective (une étude canadienne).


Je n'ai pas du tout poussé la recherche sur le site officiel de la méthode, par manque de temps (!) et d'envie car en général la vente de méthodes de travail me fait fuir. On remarquera d'ailleurs que l'illustration qui accompagne cet article n'a rien d'une tomate.

vendredi 23 avril 2010

Gestion du compte commun

Chaque mois depuis un peu plus d'un an, nous mettons une certaine somme d'argent sur un compte commun pour régler les dépenses du foyer :

  • loyer

  • charges : électricité, gaz, télécom


Nous avons en outre pu payer grâce à ce compte :

  • les vacances d'été (transport + hébergement)

  • la taxe d'habitation

  • depuis quelques mois, les courses bimestrielles au supermarché en ligne


Nous n'avons pas de moyen de paiement sur ce compte, donc nous fonctionnons exclusivement par virements bancaires.

samedi 30 janvier 2010

Ma revue hebdomadaire

1. Reporter sur l'agenda Lotus les rendez-vous des 2 semaines à venir

2. Vider les boîtes de réception courriel + corbeille si elles ne le sont pas (étape Process de GTD)

3. Classer le contenu de la corbeille "à classer"

4. Reprendre chaque projet et noter les tâches à réaliser

5. Jeter un coup d'oeil aux différents frigos (courriels, journal Lotus et dossier de fichiers) pour voir si une action peut être effectuée dans la semaine à venir

6. Créer une liste de tâches

  • Arrêter la liste Autofocus en cours

  • Dresser une liste des actions à effectuer la semaine suivante


[caption id="attachment_156" align="aligncenter" width="300" caption="L'agenda est réservé à la notation des rendez-vous"]page d'agenda du 1er août[/caption]

Tâches supplémentaires de fin de mois

  • Vider le dossier de courriel "frigo\jusqu'au 31" (en Process)

  • Archiver le dossier de courriers papier (et jeter le même mois de l'année précédente)