jeudi 18 août 2011

Réorganiser ses fichiers informatiques 3 : les archives

Après m'être perdue dans l'arborescence des fichiers courants, et les avoir (encore) réorganisés de manière à peu près satisfaisante, je me suis attaquée à mes fichiers dormants, excédée de chercher des choses que je savais pertinemment y être.


On me dira que j'aurais pu installer un moteur de recherche interne. Certes. Mais Proxynator (r) est là qui veille au grain. Ne disposant pas non plus d'assez de stockage sécurisé pour l'ensemble de mes fichiers, j'ai passé assez sauvagement le tout dans une DropBox




[caption id="" align="alignleft" width="500" caption=""My messy desktop", par Saaby sur Flickr (CC by-sa)"]Bureau d'ordinateur encombré d'icônes[/caption]

(là, bizarrement, Proxynator a bien voulu).



Séparer rigoureusement "documents de référence" et "archives"


Les documents de référence sont constitués des instructions, informations, articles, rapports, notes, manuels... qui ont été la plupart du temps reçus ou collectés, parfois produits (pour les manuels) par moi. Ils sont classés par grands domaines professionnels (Gestion, Histoire du livre, Conservation...).


Les archives sont constitués des documents que j'ai produits et que je souhaite conserver pour mémoire de l'activité, pour rédiger un rapport annuel, pour servir de preuve ou tout simplement pour reprendre un modèle. Elles sont classées par année puis par activité (Acquisitions, Recrutements). Les projets sont archivés ici également.


Ne pas multiplier les niveaux hiérarchiques


Quand on crée de nombreux sous-répertoires, on a le sentiment de bien ranger ses dossiers dans de petits casiers et qu'ils seront ainsi faciles à retrouver. Mais "trop de répertoire tue le répertoire", et le temps perdu à parcourir l'arborescence pour retrouver un modèle de dossier de subvention (est-il dans le dossier "Bugdet", le dossier de l'action subventionnable ou le dossier de l'année précédente ?) se révèle vite énorme. C'est pourquoi j'ai décidé d'adopter, notamment pour les archives et documents de référence, soit une sorte de "plan de nommage" (pour un dossier d'acquisition de l'année 2009 : "09_ACQ", les fichiers s'intitulant "09_ACQ_budget", "09_ACQ_presentation" etc.), soit des intitulés suffisamment explicites (pour un manuel : provenance_objet_manuel).